Citation : Eric A. Caprioli, L'archivage des contrats électroniques dans le cadre de la Loi sur la Confiance dans l'Economie Numérique, https://www.caprioli-avocats.com Première publication : décembre 2004. L'archivage des contrats électroniques dans le cadre de la Loi sur la Confiance dans l'Economie Numérique Caprioli & Associés contact@caprioli-avocats.com
Plan Introduction I/ PROCESSUS CONTRACTUELS EN LIGNE II/ CONTRATS SIGNES SOUS FORME ELECTRONIQUE
Introduction Techniquement, on peut définir l'archivage comme " l'ensemble des actions, outils et méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter "[1]. Une définition légale de l'archivage, applicable pour l'essentiel aux seules personnes publiques ou privées gérant un service public, se trouve à l'article L. 211-1 du Code du patrimoine (ancienne loi du 3 janvier 1979). Celui-ci dispose que l'archivage est la conservation de " l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. " L'archivage électronique intervient de deux façons : dans le cadre de la preuve et de la validité de tous les contrats conclus sous forme électronique (ce qui sous-entend l'utilisation d'une signature électronique) (II) et dans le cadre des processus de conclusion des contrats en ligne, entre un site marchand et ses clients, où les " clics " suffisent à l'échange de consentement (I). I/ PROCESSUS CONTRACTUELS EN LIGNE Aux termes de l'article 25 de la loi 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique (LCEN), est inséré un article 1369-1 dans le Code civil qui dispose : " Art. 1369-1. - Quiconque propose, à titre professionnel, par voie électronique, la fourniture de biens ou la prestation de services, met à disposition les conditions contractuelles applicables d'une manière qui permette leur conservation et leur reproduction. Sans préjudice des conditions de validité mentionnées dans l'offre, son auteur reste engagé par elle tant qu'elle est accessible par voie électronique de son fait. L'offre énonce en outre : 1° Les différentes étapes à suivre pour conclure le contrat par voie électronique ; 2° Les moyens techniques permettant à l'utilisateur, avant la conclusion du contrat, d'identifier les erreurs commises dans la saisie des données et de les corriger ; 3° Les langues proposées pour la conclusion du contrat ; 4° En cas d'archivage du contrat, les modalités de cet archivage par l'auteur de l'offre et les conditions d'accès au contrat archivé ; 5° Les moyens de consulter par voie électronique les règles professionnelles et commerciales auxquelles l'auteur de l'offre entend, le cas échéant, se soumettre. " En outre, l'article 27 de la même loi dispose que : " Est inséré, après l'article L. 134-1 du code de la consommation, un article L. 134-2 ainsi rédigé : art. L. 134-2. - Lorsque le contrat est conclu par voie électronique et qu'il porte sur une somme égale ou supérieure à un montant fixé par décret, le contractant professionnel assure la conservation de l'écrit qui le constate pendant un délai déterminé par ce même décret et en garantit à tout moment l'accès à son cocontractant si celui-ci en fait la demande. " Selon ces textes, les personnes physiques ou morales agissant à titre professionnel doivent procéder à l'archivage des contrats électroniques. Le décret prévu à cet article précisera le seuil à partir duquel cet archivage est obligatoire ainsi que le délai de conservation. Il est à noter que rien dans le texte de l'article L.134-2 c. consom. n'impose que cet archivage soit réalisé à titre gratuit. En outre, le contrat devra être conservé avec les conditions générales qui lui sont applicables (ce qui nécessite la gestion des versions des CG). L'horodatage de ces documents jouera un rôle essentiel. La conservation du contrat permet notamment de vérifier les termes exacts des engagements souscrits. Ainsi, tout professionnel qui contracte en ligne - dans les conditions prévues par le futur décret - sera tenue d'en garantir l'accès à ses cocontractants consommateurs. Celle-ci devra prévoir un système d'archivage assurant notamment la gestion des accès par l'utilisation de login/mot de passe ou de certificats électroniques. Cette garantie, élément essentiel de la sécurité juridique de tels contrats, ne peut se concevoir de façon satisfaisante que par le recours à l'archivage préalable du document.
II/ CONTRATS SIGNES SOUS FORME ELECTRONIQUE La conservation ou l'archivage d'un contrat écrit répond essentiellement à deux finalités : prouver le contenu d'un acte juridique (articles 1316-1 et 1316-4 du code civil) voire d'un fait juridique ou respecter une exigence de forme (article 1108-1 du code civil traitant de la validité des actes). Entre un professionnel et un consommateur, les contrats s'inscrivent souvent dans le cadre de la validité des actes juridiques (ex : les contrats de crédit). Dans ce cas, la conservation de ces actes électroniques est une obligation imposée par la loi qui pourrait entraîner la nullité du contrat ainsi qu'une sanction pécuniaire pour le contractant professionnel négligent. Ensuite, entre professionnels, il sera utile de se préconstituer des preuves pour les actes passés. Les conventions de preuve sont légalement reconnues avec l'article 1316-2 du Code civil. Les mesures d'archivages devraient être inclues dans une convention de preuve afin de servir au mieux la recevabilité et la force probante des documents en cause. Enfin, plus généralement, au sujet de la conservation, deux points importants doivent être soulignés : • la durée de conservation est déterminée en fonction de la nature juridique du document à archiver : - En matière civile, le délai de prescription peut durer jusqu'à 30 ans (article 2262 du Code civil). - En matière fiscale, 6 ans (article L. 102B du Livre des Procédures Fiscales.) - En matière commerciale, entre 1 et 10 ans (article L. 110-4 du Code du commerce). • les modalités de conservation sont déterminées en fonction de la nature juridique du document à archiver : soit un texte impose des obligations (ex : comptabilité informatisée), soit aucun texte ne précise les modalités et dans cette hypothèse, il faut être à même de garantir l'intégrité de l'écrit électronique conformément à l'article 1316-1 du code civil (" L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité "). Ainsi, il apparaît que l'intégrité sera préservée au moyen de la signature électronique (article 1316-4 du code civil). Il en va de même pour l'identification de l'auteur de l'acte. De plus la signature manifeste le consentement au contenu de l'acte du signataire. Il faudra donc également archiver le certificat permettant la vérification de la signature et la liste des certificats révoqués du moment de l'établissement de l'écrit. On peut, en outre, utiliser la norme de l'AFNOR Z 42013, avec laquelle l'intégrité est préservée grâce au support utilisé (disque optique non réinscriptible) et en suivant des procédures documentées. Le suivi de cette norme sera le plus souvent jugé comme un gage de fiabilité tant par les utilisateurs que par les juges en charge d'apprécier la valeur probatoire d'un contrat. Plus généralement, l'archivage nécessite l'élaboration d'une politique d'archivage qui peut s'appuyer par exemple sur la méthodologie de la norme Z 42013. Notes [1] Définition du Dictionnaire du multimédia, AFNOR 1995.
