Citation : Caprioli & Associés, Communication et droit d'accès aux documents administratifs par voie électronique, www.caprioli-avocats.com Date de la mise à jour : juillet 2003. Communication et droit d'accès aux documents administratifs par voie électronique Caprioli & Associés contact@caprioli-avocats.com
La liberté de communication des documents administratifs exempts de données à caractère personnel est affirmée par la loi du 17 juillet 1978 modifiée. Les documents concernés sont définis à l'article 1er de ce texte. Lorsqu'ils existent sous forme électronique, ils peuvent être communiqués par les nouveaux moyens de communication. A cet égard, il convient de noter que deux procédés sont possibles. D'une part, ils peuvent être diffusés en ligne. Dans ce cas, la personne intéressée pourra le consulter en ligne. La Commission d'Accès aux Documents Administratifs (C.A.D.A.) considère que la disposition posée à l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée selon laquelle les documents qui font l'objet d'une diffusion publique ne sont plus soumis aux règles de droit commun d'accès "signifie en pratique que les administrations assujetties à la loi du 17 juillet 1978 peuvent s'acquitter définitivement de leurs obligations en matière de communication en prenant les devants, autrement dit en organisant, en dehors de toute demande particulière, un système permanent de diffusion des informations qu'elles détiennent". Néanmoins, la C.A.D.A. considère que la liberté de consulter un document, le droit d'en obtenir une copie sur support papier ou le pouvoir d'en détenir une version sur support informatique ne sont pas équivalents. Ainsi, la commission estime que le titulaire du droit d'accès peut obtenir une version des documents sur support informatique (en l'occurrence les budgets communaux) même si par ailleurs l'administration a déjà diffusé spontanément une version de ceux-ci sur papier. D'autre part, la demande de communication peut être adressée à l'administration par courrier électronique. Dans cette seconde hypothèse, l'administration devra retourner (pièce jointe) le document demandé. Bien évidemment, le format de ces documents devra garantir leur protection contre toute modification ou altération. Dans ce cadre, l'utilisation du format pdf par exemple est recommandée. De plus, si les demandes peuvent être faites et reçues en dehors des heures d'ouverture des services, leur traitement n'est pas forcément immédiat. Pour plus de transparence et de sécurité, il est souhaitable que l'administration nomme une personne responsable du traitement de telles demandes et le cas échéant, organise ce traitement en termes de procédure et de délai dans le respect de la légalité et de la jurisprudence. Une telle organisation permet de garantir à la fois le droit à communication des personnes et le bon fonctionnement des services. La communication en ligne des documents doit respecter les exceptions de secret posées par la loi (cf. art. 1er de la loi du 17 juillet 1978 modifié par l'art. 7, 2° de la loi du 12 avril 2000 et art. 6 de la loi du 17 juillet 1978 modifié par l'art. 7, 7° de la loi du 12 avril 2000, art. 2 de la loi du 17 juillet 1978 modifié par l'article 7, 3° de la loi du 12 avril 2000). Le caractère secret des documents au sens de la loi peut donc fonder le refus aux demandes d'accès des documents qui correspondraient à l'un des cas visés, et ce, quels que soient leur forme et le support utilisé. Les décisions de la C.A.D.A. et du juge administratif méritent d'être suivies avec attention en la matière. A titre indicatif, la C.A.D.A. a précisé en ce qui concerne les documents des Chambres Régionales des Comptes que seuls leurs documents de travail et leurs lettres d'observations provisoires étaient exclus du droit à communication. En revanche, sont communicables les avis budgétaires et les lettres d'observations définitifs de ces chambres en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée.
