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DROIT PUBLIC & TIC
Citation : Caprioli & Associés, Communication et droit d'accès
aux documents administratifs par voie électronique, www.caprioli-avocats.com
Date de la mise à jour : juillet 2003.
Communication et droit d'accès aux documents administratifs
par voie électronique
Caprioli & Associés
contact@caprioli-avocats.com
La liberté de communication des documents administratifs
exempts de données à caractère personnel est affirmée
par la loi du 17 juillet 1978 modifiée. Les documents concernés
sont définis à l'article 1er de ce texte. Lorsqu'ils existent
sous forme électronique, ils peuvent être communiqués par les
nouveaux moyens de communication. A cet égard, il convient de
noter que deux procédés sont possibles.
D'une part, ils peuvent être diffusés en ligne. Dans ce cas,
la personne intéressée pourra le consulter en ligne. La Commission
d'Accès aux Documents Administratifs (C.A.D.A.) considère que
la disposition posée à l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978
modifiée selon laquelle les documents qui font l'objet d'une
diffusion publique ne sont plus soumis aux règles de droit commun
d'accès "signifie en pratique que les administrations assujetties
à la loi du 17 juillet 1978 peuvent s'acquitter définitivement
de leurs obligations en matière de communication en prenant
les devants, autrement dit en organisant, en dehors de toute
demande particulière, un système permanent de diffusion des
informations qu'elles détiennent". Néanmoins, la C.A.D.A.
considère que la liberté de consulter un document, le droit
d'en obtenir une copie sur support papier ou le pouvoir d'en
détenir une version sur support informatique ne sont pas équivalents.
Ainsi, la commission estime que le titulaire du droit d'accès
peut obtenir une version des documents sur support informatique
(en l'occurrence les budgets communaux) même si par ailleurs
l'administration a déjà diffusé spontanément une version de
ceux-ci sur papier.
D'autre part, la demande de communication peut être adressée
à l'administration par courrier électronique. Dans cette seconde
hypothèse, l'administration devra retourner (pièce jointe) le
document demandé. Bien évidemment, le format de ces documents
devra garantir leur protection contre toute modification ou
altération. Dans ce cadre, l'utilisation du format pdf par exemple
est recommandée. De plus, si les demandes peuvent être faites
et reçues en dehors des heures d'ouverture des services, leur
traitement n'est pas forcément immédiat. Pour plus de transparence
et de sécurité, il est souhaitable que l'administration nomme
une personne responsable du traitement de telles demandes et
le cas échéant, organise ce traitement en termes de procédure
et de délai dans le respect de la légalité et de la jurisprudence.
Une telle organisation permet de garantir à la fois le droit
à communication des personnes et le bon fonctionnement des services.
La communication en ligne des documents doit respecter
les exceptions de secret posées par la loi (cf. art.
1er de la loi du 17 juillet 1978 modifié par l'art. 7, 2° de
la loi du 12 avril 2000 et art. 6 de la loi du 17 juillet 1978
modifié par l'art. 7, 7° de la loi du 12 avril 2000, art. 2
de la loi du 17 juillet 1978 modifié par l'article 7, 3° de
la loi du 12 avril 2000). Le caractère secret des documents
au sens de la loi peut donc fonder le refus aux demandes d'accès
des documents qui correspondraient à l'un des cas visés, et
ce, quels que soient leur forme et le support utilisé. Les décisions
de la C.A.D.A. et du juge administratif méritent d'être suivies
avec attention en la matière. A titre indicatif, la C.A.D.A.
a précisé en ce qui concerne les documents des Chambres Régionales
des Comptes que seuls leurs documents de travail et leurs lettres
d'observations provisoires étaient exclus du droit à communication.
En revanche, sont communicables les avis budgétaires et les
lettres d'observations définitifs de ces chambres en application
de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée.
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