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DEMATERIALISATION ET ARCHIVAGE
Citation : Eric A. Caprioli, L'archivage des contrats électroniques
dans le cadre de la Loi sur la Confiance dans l'Economie Numérique,
http://www.caprioli-avocats.com
Première publication : décembre 2004.
L'archivage des contrats électroniques dans le cadre
de la Loi sur la Confiance dans l'Economie Numérique
Caprioli & Associés
contact@caprioli-avocats.com
Plan
Introduction
I/ PROCESSUS
CONTRACTUELS EN LIGNE
II/ CONTRATS
SIGNES SOUS FORME ELECTRONIQUE
Introduction
Techniquement, on peut définir l'archivage comme " l'ensemble
des actions, outils et méthodes mises en œuvre pour conserver
à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter
"[1].
Une définition légale de l'archivage, applicable pour l'essentiel
aux seules personnes publiques ou privées gérant un service
public, se trouve à l'article L. 211-1 du Code du patrimoine
(ancienne loi du 3 janvier 1979). Celui-ci dispose que l'archivage
est la conservation de " l'ensemble des documents, quels
que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits
ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service
ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.
"
L'archivage électronique intervient de deux façons : dans le
cadre de la preuve et de la validité de tous les contrats conclus
sous forme électronique (ce qui sous-entend l'utilisation d'une
signature électronique) (II) et dans le cadre des processus
de conclusion des contrats en ligne, entre un site marchand
et ses clients, où les " clics " suffisent à l'échange de consentement
(I).
I/ PROCESSUS
CONTRACTUELS EN LIGNE
Aux termes de l'article 25 de la loi 2004-575 du 21
juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique (LCEN),
est inséré un article 1369-1 dans le Code civil qui dispose
:
" Art. 1369-1. - Quiconque propose, à titre professionnel,
par voie électronique, la fourniture de biens ou la prestation
de services, met à disposition les conditions contractuelles
applicables d'une manière qui permette leur conservation
et leur reproduction. Sans préjudice des conditions de validité
mentionnées dans l'offre, son auteur reste engagé par elle tant
qu'elle est accessible par voie électronique de son fait. L'offre
énonce en outre :
1° Les différentes étapes à suivre pour conclure le contrat
par voie électronique ;
2° Les moyens techniques permettant à l'utilisateur, avant la
conclusion du contrat, d'identifier les erreurs commises dans
la saisie des données et de les corriger ;
3° Les langues proposées pour la conclusion du contrat ;
4° En cas d'archivage du contrat, les modalités de cet archivage
par l'auteur de l'offre et les conditions d'accès au contrat
archivé ;
5° Les moyens de consulter par voie électronique les règles
professionnelles et commerciales auxquelles l'auteur de l'offre
entend, le cas échéant, se soumettre. "
En outre, l'article 27 de la même loi dispose que :
" Est inséré, après l'article L. 134-1 du code de la consommation,
un article L. 134-2 ainsi rédigé :
art. L. 134-2. - Lorsque le contrat est conclu par voie
électronique et qu'il porte sur une somme égale ou supérieure
à un montant fixé par décret, le contractant professionnel assure
la conservation de l'écrit qui le constate pendant un délai
déterminé par ce même décret et en garantit à tout moment
l'accès à son cocontractant si celui-ci en fait la demande.
"
Selon ces textes, les personnes physiques ou morales agissant
à titre professionnel doivent procéder à l'archivage des contrats
électroniques. Le décret prévu à cet article précisera le seuil
à partir duquel cet archivage est obligatoire ainsi que le délai
de conservation.
Il est à noter que rien dans le texte de l'article L.134-2 c.
consom. n'impose que cet archivage soit réalisé à titre gratuit.
En outre, le contrat devra être conservé avec les conditions
générales qui lui sont applicables (ce qui nécessite la gestion
des versions des CG). L'horodatage de ces documents jouera un
rôle essentiel.
La conservation du contrat permet notamment de vérifier les
termes exacts des engagements souscrits. Ainsi, tout professionnel
qui contracte en ligne - dans les conditions prévues par le
futur décret - sera tenue d'en garantir l'accès à ses cocontractants
consommateurs. Celle-ci devra prévoir un système d'archivage
assurant notamment la gestion des accès par l'utilisation de
login/mot de passe ou de certificats électroniques.
Cette garantie, élément essentiel de la sécurité juridique de
tels contrats, ne peut se concevoir de façon satisfaisante que
par le recours à l'archivage préalable du document.
II/ CONTRATS
SIGNES SOUS FORME ELECTRONIQUE
La conservation ou l'archivage d'un contrat écrit répond essentiellement
à deux finalités : prouver le contenu d'un acte juridique
(articles 1316-1 et 1316-4 du code civil) voire d'un fait juridique
ou respecter une exigence de forme (article 1108-1 du
code civil traitant de la validité des actes).
Entre un professionnel et un consommateur, les contrats
s'inscrivent souvent dans le cadre de la validité des actes
juridiques (ex : les contrats de crédit). Dans ce cas, la conservation
de ces actes électroniques est une obligation imposée par la
loi qui pourrait entraîner la nullité du contrat ainsi qu'une
sanction pécuniaire pour le contractant professionnel négligent.
Ensuite, entre professionnels, il sera utile de se préconstituer
des preuves pour les actes passés. Les conventions de preuve
sont légalement reconnues avec l'article 1316-2 du Code civil.
Les mesures d'archivages devraient être inclues dans une convention
de preuve afin de servir au mieux la recevabilité et la force
probante des documents en cause.
Enfin, plus généralement, au sujet de la conservation,
deux points importants doivent être soulignés :
• la durée de conservation est déterminée en fonction de
la nature juridique du document à archiver :
- En matière civile, le délai de prescription
peut durer jusqu'à 30 ans (article 2262 du Code civil).
- En matière fiscale, 6 ans (article L. 102B
du Livre des Procédures Fiscales.)
- En matière commerciale, entre 1 et 10 ans
(article L. 110-4 du Code du commerce).
• les modalités de conservation sont déterminées en fonction
de la nature juridique du document à archiver : soit un texte
impose des obligations (ex : comptabilité informatisée), soit
aucun texte ne précise les modalités et dans cette hypothèse,
il faut être à même de garantir l'intégrité de l'écrit électronique
conformément à l'article 1316-1 du code civil (" L'écrit
sous forme électronique est admis en preuve au même titre que
l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment
identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi
et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité
").
Ainsi, il apparaît que l'intégrité sera préservée au moyen de
la signature électronique (article 1316-4 du code civil). Il
en va de même pour l'identification de l'auteur de l'acte. De
plus la signature manifeste le consentement au contenu de l'acte
du signataire. Il faudra donc également archiver le certificat
permettant la vérification de la signature et la liste des certificats
révoqués du moment de l'établissement de l'écrit. On peut, en
outre, utiliser la norme de l'AFNOR Z 42013, avec laquelle l'intégrité
est préservée grâce au support utilisé (disque optique non réinscriptible)
et en suivant des procédures documentées. Le suivi de cette
norme sera le plus souvent jugé comme un gage de fiabilité tant
par les utilisateurs que par les juges en charge d'apprécier
la valeur probatoire d'un contrat. Plus généralement, l'archivage
nécessite l'élaboration d'une politique d'archivage qui peut
s'appuyer par exemple sur la méthodologie de la norme Z 42013.
Notes
[1] Définition du Dictionnaire
du multimédia, AFNOR 1995.
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