Copropriété et lettres recommandées électroniques

Citation : Cabinet Caprioli & associés, Copropriété et lettres recommandées électroniques, www.caprioli-avocats.com

Mise en ligne : 28 octobre 2015

Les Technologies de l’Information et de la Communication font une apparition très attendue depuis plusieurs années dans le Droit de la copropriété des immeubles bâtis. Le Décret n°2015-1325 du 21 octobre 2015 vient déterminer les conditions de la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant des immeubles soumis au statut de la copropriété. Ce décret s’applique aux syndicats de copropriétaires, syndics de copropriété professionnels ou bénévoles, aux opérateurs postaux.

Les notifications et mises en demeure nécessaires à la gestion des échanges dans le cadre d’une copropriété peuvent être valablement effectuées par voie électronique comme l’indique le nouvel art. 64 al.2 du décret du 17 mars 1967.

A titre liminaire, on remarquera l’abandon de la télécopie comme technique de notification efficiente, celle-ci « n’offrant qu’un faible niveau de sécurité juridique » tant en termes d’intégrité que d’imputabilité du contenu. De plus, l’adresse de courrier électronique devient une des données identifiant chaque copropriétaire contenues dans la liste des copropriétaires tenue par le syndic quand le copropriétaire donne son accord (art. 32 al. 1d du décret du 17 mars 1967).

Les nouveaux art. 64 et s. contenus dans la Section IX – Dispositions diverses – du décret de 1967 déterminent les étapes pour la mise en place de notifications par voie électronique.

Dans un premier temps, les copropriétaires doivent donner un accord express – lors d’une assemblée générale ou à tout moment par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre recommandée électronique au syndic - pour recourir dans les échanges entre copropriétaire et syndic à la lettre recommandée électronique (art. 64-1). Ils peuvent également – s’ils le souhaitent – revenir à des notifications classiques (voie postale) par le biais d’une LRAR ou d’une LR électronique (art. 64-2 du décret de 1967).

Le nouvel art. 64-3 énonce expressément que les LR électroniques qui seront utilisées dans le cadre des notifications et mises en demeure devront respecter les conditions définies à l’article 1369-8 du Code civil (pour plus de détails, voir le Vade-mecum Juridique de la dématérialisation de la FNTC, 7ème édition, 2015), le décret n°2011-144 du 2 février 2011). En outre, il est tout à fait envisageable de recourir à des lettres recommandées hybrides, c’est-à-dire établies sous forme électronique et distribuées par la voie postale.

Ces articles sont également applicables en cas de désignation d’un administrateur provisoire ou si l’assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire (art. 64-4). Les nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 24 octobre 2015.

Désormais, la lettre recommandée électronique peut constituer une avancée dans l’optique d’une meilleure gestion des frais de fonctionnement des copropriétés, ce qui représente d’importantes économies. Toutefois, il conviendra d’adapter les différents documents conventionnels comme le Règlement de copropriété et de préciser, le cas échéant, les modalités et l’opposabilité des lettres recommandées électroniques afin de prévenir les éventuelles contestations.